INLEIDING

Vestad BV met maatschappelijke zetel te 2275 LILLE, Poederleese weg 20 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0844.223.959 hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, coördinatoren, onderaannemers, leveranciers en andere contractanten beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.

Wij willen u door middel van deze privacyverklaring informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij vragen dat u deze privacyverklaring aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

Indien u ons gegevens bezorgt van een andere persoon dient u: (i) deze persoon te informeren over de inhoud van deze privacyverklaring en enige andere privacyverklaringen die u worden bezorgd door Vestad BV of de met haar verbonden vennootschappen; (b) de toestemming te bekomen van deze persoon om deze persoonsgegevens aan ons te bezorgen in overeenstemming met deze privacyverklaring en enige andere privacyverklaringen die u worden bezorgd door Vestad BV of de met haar verbonden vennootschappen; en (c) indien van toepassing, eender welke wettelijke vereiste toestemming te bekomen.

TOEPASSINGSGEBIED

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren. Deze privacyverklaring is bestemd voor alle natuurlijke personen. Ingevolge de bepalingen van Algemene Verordening van Gegevensbescherming zijn deze bepalingen niet van toepassing voor rechtspersonen.

VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HAAR VERBINTENISSEN

Vestad BV met maatschappelijke zetel te 2275 LILLE, Poederleese weg 20 en met ondernemingsnummer 0844.223.959 is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

PERSOONSGEGEVENS

Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mailadres, telefoon-en gsm-nummer, facturatie- en betalingsgegevens, identiteitskaartnummer en rijksregisternummer).

Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische aanwezigheidsregistratie, 30bis-aangifte van werken), kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt om uw aanwezigheden te registreren (zoals E-ID-gegevens, Limosanummer, rijksregisternummer).

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden. Naar aanleiding van deelname aan bedrijfsevenementen kunnen foto’s worden verwerkt. Bij het bezoek van onze website wordt ook informatie verwerkt.

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking eraan.

VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND

• 1. Klantgegevens
  In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer (telefonisch contact of u benaderen via post en/of e-mail), de boekhouding, facturatie, invordering van betalingen en directe marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de 30bis-aangifte van werken) en/of ons gerechtvaardigd belang.
• 
  2. Gegevens van contractanten, leveranciers en onderaannemers
  Wij verzamelen en verwerken de identiteits-,betalings-,professionele en contactgegevens van onze coördinatoren, contractanten, leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele (sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers (telefonisch contact of u benaderen via post en/of email), de boekhouding, facturatie, invordering van betalingen en de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de 30bis-aangifte van werken, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, enz.) en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing).
  Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie worden in voorkomend geval tevens de E-ID-gegevens of het Limosanummer verwerkt. Voor direct marketingactiviteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.
• 
  3. Gegevens van personeel
  Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor werknemers.
• 
  4. Minderjarigen
  Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
• 
  5. Gegevens van de bezoekers van onze website, inschrijvers op nieuwsbrieven en aanvragers van informatie
  Wanneer u vraagt om over onze projecten, evenementen, acties, en dergelijke op de hoogte te worden gehouden, wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief of wanneer u een verkoopbrochure aanvraagt, verwerken wij de persoonsgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeurstaal en het project of de regio waarin u interesse heeft). Ook als u ons telefonisch of per e-mail vragen stelt of ons aanschrijft, zullen wij uw persoonsgegevens (naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, meegedeelde persoonsgegevens) verwerken om uw vraag te kunnen beantwoorden. Met het oog op het optimaliseren van uw websitebezoek, alsmede in het kader van de technische werking van onze websites en de opvolging van de beveiliging van onze website, worden er eveneens gegevens (gebruikte browser, IP-adres, de bezochte pagina’s, de eerder bezochte website, geografische gegevens zoals uw locatie, voorkeurstaal en de duur van het websitebezoek) verwerkt. Dit gebeurt door middel van cookies. Deze gegevens leiden niet tot enige identificatie en worden daarom niet als persoonsgegevens beschouwd. Zie in dat verband ons cookiebeleid.
  De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgronden voor de verwerking van deze gegevens zijn ons gerechtvaardigd belang, dan wel uw ondubbelzinnige toestemming, de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent dan wel op grond van uw verzoek om voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
• 
  6. Gegevens van sollicitanten Wij verwerken de persoonsgegevens van sollicitanten. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Privacyverklaring Gegevensbescherming voor werknemers die ook betrekking heeft op sollicitanten.
• 
  7. Andere gegevens Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.
  Deze gegevens worden opgenomen in de gegevensbestanden van Vestad BV en bevinden zich op de maatschappelijke zetel van Vestad BV of zijn in elk geval toegankelijk via de maatschappelijke zetel.
  We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Vestad BV verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens. De wijze van verwerking met name de soort gegevens, het doel en de rechtsgrond van bijzondere persoonsgegevens van onze werknemers die omwille van wettelijke verplichtingen worden verzameld en beheerd, is omschreven in onze privacyverklaring werknemer.

DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn. Nadien worden de gegevens uit onze systemen worden verwijderd dan wel geanonimiseerd.

RECHTEN

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

• - Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
• - Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
• - Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
• - Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
• - Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
• - Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
• - Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot de firma Vestad BV. De contactpersoon hiervoor is: Jyrki Leysen met contactgegevens: 014 41 08 90 of privacy@vestad.be. Vestad BV zal binnen de vier weken reageren op uw verzoek en wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

WEBSITEBEZOEK

Op de website van Vestad BV worden algemene bezoekgegevens bijgehouden waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt om de werking van de website te verbeteren en worden zoveel mogelijk geanonimiseerd en worden niet verstrekt aan derden. Het gebruik van cookies , het soort cookies en uw keuze mogelijkheden worden toegelicht in de cookieverklaring die u op ons website www.vestad.be terugvindt.

DOORGIFTE AAN DERDEN

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, juridische dienst, onderaannemers, leveranciers, advocaat evenals door de overheid (bijvoorbeeld bij de 30bis-aangifte van werken, de elektronische aanwezigheidsregistratie of het meedingen naar overheidsopdrachten).

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens:

• • Alle personen die namens Vestad BV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• • We gebruiken enkel beveiligde internetconnecties waarvoor onze providers garant staan (https).

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van de door Vestad BV verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via het telefoonnummer 014 41 08 90 of via e-mail: privacy@vestad.be.

In geen geval kan Vestad BV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Vestad BV gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Vestad BV onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal Vestad BV u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Onze internetsites kunnen soms links bevatten naar sites van derden (sociale media, organisatoren van evenementen die wij sponsoren, …) waarvan de gebruiksvoorwaarden noch tot het toepassingsgebied van deze privacyverklaring, noch tot onze verantwoordelijkheid behoren. Wij raden u dan ook aan om hun privacyverklaring aandachtig te lezen, zodat u weet hoe zij uw privacy beschermen.

TOEGANG DOOR DERDEN

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.

WIJZIGING PRIVACYVERKLARING

Vestad BV kan haar privacyverklaring wijzigen. Wij nodigen u uit om online de recentste versie van deze privacyverklaring te raadplegen en we zullen u via de internetsite van Vestad BV www.vestad.be op de hoogte houden van elke wijziging.

NOG VRAGEN?

Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met Jyrki Leysen, hetzij per post naar Vestad BV, Poederleese weg 20, 2275 LILLE of per e-mail aan privacy@vestad.be of telefonisch: 014 41 08 90.

Privacy policy versie 1 datum 01/06/2024